W sierpniu 2019 roku miasto Las Vegas uruchomiło możliwość składania wniosków (w formacie PDF) o pozwolenie na budowę, w systemie online, z wykorzystaniem oprogramowania Bluebeam Revu. Celem transformacji było usprawnianie procesu weryfikacji dokumentacji projektowej zarówno dla interesantów jak i pracowników administracji publicznej. Wdrożenie to przede wszystkim skróciło czas weryfikacji dokumentacji budowlanej. Zaraz potem przyszła pandemia, która zweryfikowała słuszność podjętej decyzji o cyfryzacji wszystkich procesów administracyjnych.

Nasz wolumen wynosi około 15 000 do 20 000 wydanych zezwoleń rocznie. Miesięcznie wykonujemy prawdopodobnie około 1653 przeglądów około 500 projektów. Gdybyśmy nie mieli dostępu do Revu, myślę, że utknęlibyśmy w pracy w martwym punkcie na wiele tygodni, a projekty byłyby opóźnione o miesiące – wspomina pracownik urzędu miasta Las Vegas.

Największym problemem, przed cyfrową transformacją był brak porządku i dobrej organizacji procesu obiegu projektów w formie papierowej. Weryfikację mogła prowadzić tylko jedna z branży na raz i trwało to tydzień lub dłużej. Wydrukowana dokumentacja musiała zostać przesłana do weryfikacji do minimum pięciu oddziałów. Tam, w ciągu około sześciu tygodniu poszczególne instytucje nanosiły swoje uwagi i składały podpisy. W czasie pandemii i zaostrzonego rygoru sanitarnego próby edycji lub wglądu do dokumentacji w archiwum stały się niemożliwe. Dlatego też, transformacja cyfrowa była dla Las Vegas przełomowym momentem w sposobie pracy. Miasto nie tylko było wstanie utrzymać realizację projektów podczas pandemii Covid-19, ale także kontynuowało sukcesy wdrożeniowe, skracając dotychczasowy, ośmioetapowy proces weryfikacji dokumentacji w formie papierowej do czterech etapów w formie elektronicznej.

Zespół wykorzystujący Bluebeam Revu widział jeszcze wiele innych korzyści idących za wprowadzenia Bluebeam Revu. Dzięki mniejszej ilości generowanego papieru i mniejszej liczbie klientów przychodzących do urzędu, miasto zmniejsza ślad węglowy. Klienci mogą teraz składać wnioski 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w rok. Około 30% otrzymywanych przez Las Vegas wniosków składanych jest, gdy urzędy są pozamykane. 

Po pierwszym sukcesie, planowana jest dalsza optymalizacja wdrożeń elektronicznych. Stoi za tym przekonanie, że cyfryzacja ma ogromną wartość dla klienta. Oszczędza ona czas i pieniądze. Posiadanie nowoczesnej technologii pozwala także zachować elastyczność i reagować we wszystkich sytuacjach awaryjnych. W przyszłości zapewni natychmiastowy dostęp do gotowych projektów budynków.

Program Bluebeam Revu został wybrany do wdrożenia w urzędach miasta Las Vegas. Przekształcił on papierową formułę pracy w elektroniczny proces, łącząc i koordynując pracę wielu działów administracyjnych. Umożliwił on płynne zarządzanie obiegiem dokumentów, ich edycję i podpisywanie bezpośrednio na plikach PDF, czyli w środowisku cyfrowym. Ponadto, dzięki Bluebeam zespoły mogły analizować projekty w czasie rzeczywistym oraz pracować zdalnie, co było ważne przede wszystkim podczas pandemii COVID-19. Ujednolicono także funkcje nanoszenia notatek, recenzji i komentarzy. To wszystko było możliwe między innymi dzięki najlepszym w swojej klasie funkcjom dodawania list znaczników w wybranym oprogramowaniu. Ostatecznie, wdrożenie programu ułatwiło realizację większej ilości projektów w Las Vegas.

Co roku władze miasta zatwierdzają blisko 20 000 pozwoleń na budowę. Dział IT miasta opracował pod tym kątem plan wdrożenia transformacji cyfrowej, który zakładał wdrożenie elektronicznej weryfikacji projektów oraz systemu komunikacji pomiędzy inwestorami a inspektorami budowlanymi. Celem było więc udostępnienie jak największej ilości gotowych elementów systemu, potrzebnych do złożenia dokumentacji budowlanej on-line. Poszukiwano systemu, który mógłby połączyć planowanie, budowanie i opiniowanie – wyjaśnia Michael Cunningham, zastępca dyrektora CBO , miasta Las Vegas. Postrzegaliśmy firmę Bluebeam jako najlepszą w swojej klasie, jeśli chodzi o przeglądanie planów i znaczników. Ważna była dla nas możliwość integracji systemów przy użyciu interfejsów API w celu synchronizacji z systemem takim jak Infor (to wiodący w branży system idealny do wydawania zezwoleń na budowę).

Okazało się, że integracja Bluebeam Revu jest tak płynna dla użytkownika, że łatwo można ją zautomatyzować– dodaje Rick Virmani, menedżer ds. systemów usług programistycznych.

W ramach poprzednich procesów stosowanych przez miasto, każdy klient przychodził do urzędu kilkukrotnie. Technik nadawał numer projektowi, który był składany w miejskim systemie pozwoleń i ręcznie stemplował numery w projektach. Dodawany bywał również numer znacznika w celu ułatwienia obsługi dokumentu. Plany były następnie wprowadzane do miejskiego systemu pozwoleń przez personel administracyjny. Później dokumenty były przechowywane w „aktywnym” repozytorium dla inspektorów. Kontrolerzy wysyłali wiadomości e-mail do personelu administracyjnego z numerem zlecenia. Osoba odpowiedzialna udawała się do repozytorium, aby odebrać dokumenty. Następnie personel administracyjny pobierał projekty dla osoby weryfikującej i przypisywał ją do danego projektu. Inspektor zwracał plany po zakończeniu weryfikacji, a personel administracyjny ponownie sprawdzał je w systemie i przechowywał dla następnego recenzenta.

Do tej pory mieliśmy co najmniej trzy do czterech różnych działów, które dokonywały przeglądu projektów. Po zakończeniu wszystkich analiz i przeglądów technik zestawiał ostateczne rzuty i potwierdzał, że zawiera wszystkie strony. W razie potrzeby dodawał pieczątki zatwierdzające. Zestaw dodatkowych elementów bywał przechowywany w magazynie i był przekazywany klientowi po uiszczeniu opłat za wydanie pozwolenie na budowę.- tak starą procedurę opisuje Palomo, jeden z pracowników urzędu.

Wszystkie przeglądy dokumentacji odbywały się na papierze. Projekty można było przeglądać tylko w jednej kategorii na raz. Mamy pięć działów — konstrukcyjny, architektoniczny, mechaniczny, elektryczny i hydrauliczny oraz zagospodarowania terenu. Te działy sprawdzają każde zgłoszenie – wyjaśnia Palomo. W zależności od projektu występował również transport, kanalizacja i elementy pożarnicze. Średni czas przeglądu i naniesienia opinii we wszystkich dziedzinach wynosił od kilku do nawet kilkunastu dni. Do tego dochodziły koszty związane z drukowaniem, wysyłką, dojazdem i przesłaniem planów pocztą do zatwierdzenia. Papierowe projekty często gubiły się, zajmowały również cenne miejsce, zapełniając trzy różne przestrzenie magazynowe. Po pomyślnym sprawdzeniu projektów przez wszystkie branże konieczne było utworzenie ostatecznej wersji dokumentacji i przesłanie jej do pięciu oddziałow urzędu w celu ostatecznej weryfikacji. Proces ten zajmował średnio ponad sześć tygodni i wstrzymywał moment rozpoczęcie budowy.

Bluebeam Revu zostało wybrane jako rozwiązanie, które miało potencjał, aby połączyć planowanie, edytowanie i budowanie we wspólnym środowisku cyfrowym. Wykorzystuje możliwości otwartego API Bluebeam do bezproblemowej integracji informacji. Integracja ta umożliwia dostęp do systemu interesantom jak i administracji miesta. Rick Virmani i jego zespół IT zaprojektowali wszystkie przepływy pracy i stworzyli automatyzację wszystkich procesów.

W Revu podoba mi się zarządzanie licencjami – mówi Virmani. Portal licencyjny Bluebeam pozwala zobaczyć, kto i kiedy uzyskał do niego dostęp. Z punktu widzenia IT wszystko jest bardzo łatwe w administrowaniu, ale w naszym przypadku największą zaletą Bluebeam Revu jest Bluebeam Studio.

Bluebeam Revu pomaga w pracy na co dzień. Miasto Las Vegas w dużym stopniu wykorzystuje funkcję Studio, ponieważ pracownicy różnych działów mogą zobaczyć notatki i znaczniki utworzone przez innych, co ułatwia im omawianie problemów. Ponadto, recenzenci projektów mogą zapraszać klientów na sesję studyjną, aby bezpośrednio wyjaśniać komentarze do opinii. Równoczesne przeglądy są naprawdę świetne, ponieważ oszczędzamy czas podczas całego przeglądu projektu – mówi Cunningham.

(...)

Ciekawym rozwiązaniem Bluebeam Revu jest lista znaczników. Pomogła ona w ujednoliceniu recenzji poprzez wdrożenie cyfrowych standardów. Wykorzystany został schemat kolorów, które wskazują dyscyplinę, lokalizację, jurysdykcję i tak dalej. Usprawniło to proces składania wniosków online, skróciło to czas weryfikacji dokumentacji i przepływów informacji. Witryna internetowa Bluebeam zawiera również szablony, z których można pobrać niektóre z bardziej popularnych znaczników, dlatego też je wdrożyliśmy. Teraz mamy spójne i łatwe do zrozumienia znaczniki, dzięki którym recenzowanie jest szybsze i znacznie łatwiejsze. - dodaje Rick Virmani.

Przed wdrożeniem oprogramowania miasto podpisało umowę z lokalnym sprzedawcą Bluebeam. Mieli dobrego szkoleniowca, który przyszedł na miejsce oraz przeprowadził szkolenie zdalne oraz sesje pytań i odpowiedzi. Spotkanie trwało do momentu, w którym wszyscy byli przekonani o słuszności prowadzonych działań. Teraz w każdym dziale mamy kilku liderów, którzy znają ten system i mogą uczyć innych, jak współpracować z trenerem podczas sesji w małych grupach – wspomina Palomo. Pracownicy i recenzenci korzystali także z wielu filmów i samouczków Bluebeam w serwisie YouTube, a także z paska wyszukiwania pomocy technicznej Bluebeam.