Skanska to jedna z największych na świecie międzynarodowych grup budowlanych i deweloperskich. Od lat pracuje nad projektami komercyjnymi, mieszkaniowymi i publiczno-prywatnymi w Europie, Ameryce Północnej i Południowej. Obecnie Skanska realizuje swój największy jak dotąd projekt – wart 14 mld SEK (2 mld USD). O powierzchni 320 tys. metrów kwadratowych New Karolinska Solna (NKS) w Sztokholmie. To ogromny szpital o wielkości 24 średniej wielkości wieżowców. Składa się z siedmiu etapów, z których każdy budowany jest jednocześnie. W celu ukończenia projektu, w szczytowym momencie budowy, Skanska będzie koordynowała blisko 2000 pracowników. Co ciekawe, spekulowano, że do czasu ukończenia obiektu w 2017 roku zespół wygeneruje ponad 40 000 rysunków.

Od lat liczba rysunków i ilość informacji analogowych w branży budowlanej rośnie. Podczas wykonywania New Karolinska Solna w Sztokholmie, Skanska potrzebowała skutecznego sposobu porządkowania informacji o projekcie na wszystkich jego etapach. Tradycyjny przebieg prac budowlanych bazuje bowiem nadal na papierze. W przypadku tego projektu praktycznie niemożliwe byłoby korzystanie z ciągle aktualizowanych wydruków w rozsądnych ramach czasowych. Przeszukiwanie stosów wydrukowanych rysunków powoduje ciągłe opóźnienia. Natomiast Skanska postanowiła znaleźć skuteczne rozwiązanie.

Co daje przejście z kartkowania dokumentów na pracę w formacie PDF? Szybkie zarządzanie rysunkami i dokumentami oraz umożliwienie członkom zespołu szybkiego dostępu do informacji. Nanoszenie cyfrowych adnotacji na rysunkach (ze standardowymi dla firmy znacznikami) i natychmiastowe udostępnianie informacji zwrotnej było brakującym ogniwem w pracy na kartkach. Teraz dostarczanie dokumentacji w firmie Skanska na budowę jest łatwe. Wystarczy jedno kliknięcie, nie ma konieczności jej drukowania.

Po ocenie wielu rozwiązań, Skanska wdrożyła Bluebeam Revu. To rozwiązanie oparte na formacie PDF. Rozwiązanie idealne do oznaczania i współpracy specjalistów wszystkich branż, na wszystkich etapach projektu. Do zarządzania komunikacją w kilku innych projektach na całym świecie firma wykorzystała Revu. Skanska była przekonana, że technologia hiperłączy i adnotacji plików PDF w Bluebeam może być skalowana. To wszystko w celu zaspokojenia ogromnych potrzeb dokumentacyjnych projektu New Karolinska Solna.

Revu miało znaczący wpływ na sposób, w jaki zespół projektowy NKS zarządzał informacjami. Revu, w szczególności, pomogło zespołowi w organizowaniu i łączeniu powiązanych informacji znajdujących się w ich systemie SharePoint. Po pierwsze, zespół kontrolujący dokumentację projektu automatycznie przeszukiwał pliki PDF. Dzięki temu możliwe było natychmiastowe zidentyfikowanie wszystkich przypadków konkretnych odniesień pomiędzy rysunkami. Te informacje były automatycznie łączone z powiązanymi z nimi dokumentami. Wykonawca na placu budowy musi sprawdzić odnośniki, zamiast zapamiętać numer rysunków i przeszukiwać dokumentację. Wystarczy kliknąć w hiperłącze i odpowiedni dokument otwiera się automatycznie. W rezultacie, odpowiedzi na pytania pojawiające się na placu budowy uzyskiwano dzięki kilku kliknięciom.

W celu wprowadzenia dodatkowych komentarzy, wykonawcy dodawali adnotacje w plikach PDF. Zawierały konfigurowalne, standardowe dla branży adnotacje zawierające tekst, podkreślenia i kształty. Można też nanieść symbole CAD, chmury uwag czy dodatkowe pomiary wykonywane bezpośrednio na bazie dokumentacji projektowej. Co się działo z cyfrowymi adnotacjami w plikach PDF? Otóż pytania projektowe i informacje zwrotne były dostępne natychmiast. To wszystko po ponownym zaktualizowaniu pliku PDF w systemie SharePoint dla reszty uczestników inwestycji.

Pracując w terenie obiektu zespół projektowy NKS wykorzystywał różne funkcje Revu. To wszystko w celu współpracy z zespołem projektowym pracującym z biura. Metoda ta pomaga w przeprowadzaniu kontroli pomieszczeń w czasie rzeczywistym. Wszystkie 8 tysięcy pokoi w szpitalu posiada podwójne ściany. Skanska musiała upewnić się, czy wszystkie specjalistyczne prace MEP zostały ukończone przed zamurowaniem ścian. W tym instalacje eklektyczne i skomplikowane systemy sanitarne. W tym celu Skanska stworzyła niestandardowe symbole z nazwami podwykonawców i zapisała je w palecie narzędzi Revu. To wyjątkowa funkcja umożliwiająca przechowywanie często używanych znaczników i udostępnianie ich innym użytkownikom. Następnie Skanska wykorzystała je wszystkie z pomocą Bluebeam Studio, zintegrowanego rozwiązania chmurowego Revu, które umożliwia użytkownikom przechowywanie plików online i współpracę z innymi użytkownikami na jednej kopii PDF. To wszystko oczywiście działo się w czasie rzeczywistym.

Po zakończeniu specjalistycznych prac, podwykonawcy otwierali z poziomu zainstalowanej na iPadzie aplikacji dokumenty umieszczone w Bluebeam Studio, nawigowali się do konkretnego pomieszczenia, które właśnie ukończyli, i umieszczają stosowne informacje, aby wskazać, że ich praca została ukończona. Ponieważ adnotacje te są umieszczane we współdzielonym pliku PDF, kierownicy projektów mogą natychmiast zobaczyć, kiedy praca jest zakończona, co pozwala im szybciej koordynować budowę kolejnych elementów projektu. Wreszcie, dzięki wykorzystaniu Revu, Skanska wyeliminowała konieczność tworzenia kopii dokumentów do kontroli pomieszczeń, oszczędzając w ten sposób swojemu zespołowi zarządzania dodatkowymi 20 tysiącami wydrukowanych arkuszy papieru.

Revu miało ogromny wpływ na projekt NKS. Jak mówi Swaroop Kadur, Starszy Inżynier Projektu New Karolinska Solna. "Przez lata Skanska widziała, jak Revu przynosi imponujące rezultaty w projektach na całym świecie. To, co widzimy na NKS, udowadnia, że Revu jest łatwe do wdrażania. Dzięki temu nawet największe i najbardziej wymagające pod kątem dokumentacji projekty stają się cyfrowe". "Projekt ten zawiera dziesiątki tysięcy rysunków i dokumentów. Revu dokonało czegoś co wydawało się niemożliwe - konsekwentnie umożliwiając naszym wykonawcom znalezienie potrzebnych informacji w ciągu zaledwie kilku minut".